Hojas de cálculo en Excel - página principal

Combinar correspondencia con Excel y Word

En respuesta a una consulta que me hizo un lector del blog, y que me parecía interesante, hoy voy a explicaros como combinar correspondencia entre excel y word. Quizás te estés preguntando "¿qué es eso de combinar correspondencia?". Pues la verdad es que combinar correspondencia, es lo que hacemos cuando tenemos los datos de nuestros contactos en un fichero, y una carta modelo en otro. En ese caso, lo que haremos será combinar la carta modelo, con todos los contactos que tenemos en el otro fichero.

Veámoslo de una forma más simplificada, y con un ejemplo. Supongamos que tenemos en un documento, una lista con los nombres, direcciones, y un montón de información más relativos a nuestros clientes. Ahora supongamos que queremos mandarles a todos ellos una oferta, por la cual si compran durante este mes, les haremos un descuento que será distinto dependiendo de quien sea el cliente. Para mandar esas cartas a nuestros clientes con el mínimo esfuerzo y máximas garantías, lo ideal es preparar una carta modelo, y seguir los pasos que en este artículo os voy a explicar.

Para nuestro ejemplo, usaremos excel como "base de datos", es decir, como fuente u origen donde almacenaremos los datos de nuestros clientes, aunque podríamos usar word, de access, etc., pero claro, como este blog versa sobre excel, es lógio que los datos los tengamos en esta aplicación :-)

Imaginad que tenemos una tabla como esta, donde tenemos los datos correspondientes a 8 clientes, aunque podríamos haber puesto tantos como tengamos:


Ahora imaginemos que queremos mandarles esta carta a todos ellos, y que redactaremos en word (si tenemos nuestra carta con un membrete creado con el propio word, será mucho mejor, pues nos ahorraremos el papel preimpreso que encargamos a la imprenta):


Cómo veis, he habilitado una zona en la parte superior del escrito coloreada en rojo, que corresponde al nombre, domicilio, y demás datos que queramos incluir, relativos a nuestro cliente. En el texto, tenemos también un dato que es el porcentaje de descuento que aplicaremos a ese cliente, y que a efectos ilustrativos, para que sea más visible, figura en color rojo (evidentemente estos datos de color rojo, deberán figurar en color negro en nuestro escrito, ...si los he puesto en rojo, es para resaltar su situación y ser más fácilmente localizables).

Ahora nos queda el trabajo de combinar la correspondencia, es decir, de aplicar ese escrito a los 8 clientes que tenemos en nuestra tabla de excel. Este libro de excel que tendremos grabado en nuestro disco duro, lo llamaremos clientes, y la hoja del libro donde tendremos los datos, la llamaremos Datos de clientes. Para combinar la correspondencia, abriremos word, y redactaremos nuestra carta, dejando vacíos los espacios que yo he puesto en color rojo, es decir, omitiremos el nombre del cliente, su dirección, y el porcentaje de descuento.

Una vez tengamos redactado nuestro escrito, desde el propio word, en el menú Ver, seleccionaremos Barras de herramientas, y a continuación Combinar correspondencia. Una vez hecho eso, nos aparecerá en pantalla una barra como esta donde solo estarán habilitados un par de iconos:


Ahora pulsaremos sobre el segundo icono de esa barra comenzando a contar por la izquierda. Si acercamos el puntero del mouse a ese icono, veremos que nos pone Abrir origen de datos. Al pulsar sobre ese icono, nos aparecerá una ventana, para localizar el fichero de origen, es decir, el fichero donde tenemos los datos de los clientes, y que se llama Clientes.xls. Tan solo deberemos localizarlo, y haciendo clic sobre él. Seguidamente nos aparecerá una imagen como esta:


Seleccionaremos la hoja donde tenemos los datos de los clientes (recordad que antes os dije que precisamente la hoja del libro se llamaba así Datos de clientes), y pulsaremos el botón aceptar, fijándonos que esté marcada con una muesca la opción que aparece al pie de esa ventana y donde pone La primera fila de datos contiene encabezados de columna, pues precisamente la primera fila de la hoja de excel, es el nombre de cada uno de los campos: cliente, dirección, población, etc.

En ese momento, veremos que en la barra de Combinar correspondencia, se habilitan una serie de iconos que antes estaban deshabilitados:


Ahora ya estaremos en disposición de empezar a combinar los datos de nuestros clientes, con ese escrito. Para ello, nos situaremos en el encabezado del escrito, es decir, en la zona habilitada para poner el nombre de nuestro cliente, y pulsaremos en el sexto icono de esa barra, contando desde la izquierda. Si acercamos el puntero del mouse, veremos que pone Insertar campos combinados. Una vez cliqueado ese icono, nos aparecerá una pantalla como esta, donde nos aparecerán los campos correspondientes a la tabla de excel, donde teníamos los datos de los clientes:


Como ya estamos situados en el encabezado del texto, pulsaremos en esa ventana, sobre el Nombre, luegos sobre Apellidos, y así hasta el final, aunque no incluiremos el País, por ser todos nuestros clientes españoles, y el servicio de correos ya sabe que cuando hablamos de Madrid o de Barcelona, si no decimos lo contrario, nos estamos refiriendo a ciudades españolas. Una vez insertados los campos de combinación, veremos que en pantalla nos aparece esto:

«Nombre»«Apellidos»«Dirección»«Población»«Código_postal»«Provincia»

Ahora solo tendremos que incluir un espacio entre el nombre y los apellidos, entre la población y el código postal (para que no se junten los datos), y unos saltos de línea, pulsando intros entre los campos, de tal forma que nos quede así:

«Nombre» «Apellidos»
«Dirección»
«Población» «Código_postal»
«Provincia»

Ahora solo nos quedará situar el cursor en la zona de texto donde informamos del porcentaje de descuento correspondiente a ese cliente, y haremos lo mismo, insertando el campo combinado correspondiente al descuento, de tal forma que el texto nos quedará así:


Ahora ya tenemos el la carta modelo (el documento maestro), donde combinaremos los datos de todos nuestros clientes. Para proceder al último paso, tan solo nos quedará pulsar en el cuarto icono de la barra de combinación de correspondencia, comenzando a contar desde la derecha (el tercer icono habilitado), y nos aparecerá esta ventanita final:


Desde aquí podéis descargar el fichero de excel y de word comprimidos en un solo fichero zip, con el ejemplo que hemos visto en este artículo. Es posible que al abrir el fichero de excel o de word, os de un error, pues probablemente no los tengáis almacenados en la misma carpeta donde los tenía yo. En todo caso, es un error menor, que se soluciona respondiendo a los mensajes que probablemente os salgan en pantalla, al abrir los ficheros.

Si tenéis algún problema para combinar correspondencia, en la web de Microsoft proponen algunas soluciones, así que os dejo el enlace para solucionar problemas al combinar correspondencia.



50 comentarios:

Gustavo Silva dijo...

una consulta en excel tengo una columna con números, cuyo formato está en dos decimales, sin embargo cuando hago la combinación a word, me aparecen esos números pero con todos los decimales posibles (9), y no como está en la hoja excel. Intenté cambiar el formato en el excel pero me sale igual. ME puedes ayudar mandandome un correo a gasf10@hotmail.com

Javier Marco dijo...

Pues supongo que con la función REDONDEAR de excel, debería funcionar, ¿no?. La función REDONDEAR, te permite mostrar los decimales que necesites. Puedes consultar la ayuda de excel para esta función, pulsando F1 desde la aplicación.

Tosega dijo...

NO ES así, lo que hay que decirle en las propiedades del campo en word, es en el formato del campo, que sea merged #,##, y ya le has dicho que ese campo salga con dos decimales.-

Anónimo dijo...

Perdona, podrías ser más concreto?
Yo lo que hago es cambiar el formato numérico a #,## y lo que me aparece en TODOS los registros es "1".
Donde esta exctamente eso de Merged??
gracias

Anónimo dijo...

ya encontre la forma de poder combinar correspondencia sin ke me salga ese error, si alguien necesita ke le ayude me aviza, mi msn es pedro1109@hotmail.com

Anónimo dijo...

ya encontre la forma de poder combinar correspondencia sin ke me salga ese error, si alguien necesita ke le ayude me aviza, mi msn es pedro1109@hotmail.com

Anónimo dijo...

Hola, Podrías explicar si sabes la forma que por cada registro de la combinada con word se genere un archivo word independiente, porque hice los pasos pero siempre se tiene que guardar uno a uno o gardar todos en uno grande.. mil gracias mi email es cmgcol@hotmail.com

Anónimo dijo...

hola
yo quisiera saber si puedo poner una celda de un color y automaticamente me cambie la celda de otro archivo al mismo color

Domingo Ruben dijo...

EXCELENTE SU PAGINA!!!
UNA MARAVILLA LO QUE ESTOY APRENDIENDO!!!
SERA POSIBLE PODER INGRESAR A UN ARCHIVO EXCEL QUE ESTA PROTEGIDO DESDE WINDOWS???
GRACIAS...
SALUDOS!!!

Javier Marco dijo...

No sé si te referirás a desproteger una hoja de un libro.

Domingo Ruben dijo...

Estimado Javier: No me refiero a desproteger una hoja del libro, si no al acceso al mismo: o sea, cuando tengo un libro, desde guardar como, en "herramientas" le pongo una clave de acceso la cual olvidé...
Gracias una vez más!!!

Anónimo dijo...

Estoy combinando documentos a una plantilla word desde una hoja excell. El problema es que en excell tengo las celdas configuradas para que las cifras tengan tan solo dos decimales pero por alguna razón cuando lo combino al documento word, en este documento, me aparecen dichas cifras con 5 o mas decimales. ¿Cómo puedo hacer para que se mantengan tan solo con dos decimales como está definido en Excel?

Anónimo dijo...

ES EXCELENTE LA PÁGINA!!!!!
Muchas Gracias
Sara

Anónimo dijo...

buen dia, Soy Walddo y mi duda es que ya hice todas las combinaciones pero en el formato de fecha en excel esta bien pero en word me lo pone como mm/dd/aaaa y lo requiero en formato de dd/mm/aaaa y si pueden ayudar les agradecere

Anónimo dijo...

en este enlace esta la respuesta para que al combinar correspondencia se inserten los datos tal como los necesitamos.

http://office.microsoft.com/es-mx/word/HA011164953082.aspx

CEIP Montmany dijo...

Cuando combino texto de una celda excel, si escribo demasiado texto , en el word no me aparece entero. pero solo a veces!
Cuando miro el formato de celda aparece ######## y ya he provado de dar-le otro formato pero continua igual.
Alguin me puede ayudar?

ANTONIO dijo...

tengo una consulta que no consigo encontrar respuesta , si necesito combinar correspondencia pero tengo mas de un dato por carta existe alguna manera de que en un mismo documento inserte mas de una linea de excel ; por ejemplo si mi hoja de excel contiene pedidos servidos a un cliente con los campos cliente nº de pedido e importe y quiero que en la misma hoja le envie todos los pedidos que tiene ese cliente, no una hoja por cada pedido, como lo puedo hacer ??, e seguido algun ejemplo de mergeseq y mergefield pero no funciona correctamente.

Anónimo dijo...

Buenas! mi problema es el siguiente: cuando exporto datos en el formato que sea (pero con decimales) me traspasa la cifra aproximada (no exacta) con un montón de decimales. Es decir, en excel 0'6 y en word-correspondencia 0'599999998. No sé como hacer!!gracias!!

Javier Marco dijo...

Al final del artículo he dejado un enlace hacia la web de Microsoft, donde se proponen algunas soluciones para resolver los problemas de combinación de correspondencia.

Anónimo dijo...

estoy en excel y queiro hacer una credencial de elector ya puse los datos y todo pero como pongo la foto para luego combinar mi correspondencia en word?

Fernando dijo...

El artículo fue de mucha ayuda. Realmente muy bien explicado.
Gracias!
F.

Consultas tengo una: Manejo listados de personal y hacemos un cierre mensual de asistencia, con horas extras, feriados y demás. Casi todo se hace manualmente, pasando información de una planilla a otra. Quisiera saber si hay algún diseño que me permita cargar sólo los días de asistencia o descanso y que en otra planilla se vea reflejado el resto de la información.
Ejemplo: Tomamos un mes de liquidación y en esos treinta días el personal trabaja y descansa. Por cada día de trabajo corresponden 4 horas extras. En la planilla principal yo cargaría los días y en la segunda qusiera ver reflejado el resto de la información. El tema es que esto debería cambiar cada mes.
¿Ideas?

Javier Marco dijo...

Hola Fernando.

Desconozco cual es tu nivel en cuanto a macros, pero parece algo bastante sencillo a priori. Quizás sin macros, podrías crear una tabla dinámica que te reporte esa información. Podrías generar a través de esa tabla dinámica, un estadillo donde se informe del nombre de cada trabajador, y al lado el nº de días laborables trabajos, dependiendo de como introduzcas la información (si metes los datos de todos los usuarios seguidos, si usas una hoja para cada uno de ellos, etc).

A partir de esos datos obtenidos por la tabla dinámica, y simplemente multiplicando por 4 el nº de días trabajados por cada uno de ellos (y por cada mes, porque la tabla dinámica la puedes montar por meses), obtendrías el nº total de horas extras que le corresponden a cada uno de los empleados.

Lamentablemente no tengo ninguna entrada en el blog que trate el tema de las tablas dináminas, pero googleando puedes encontrar muchos ejemplos al respecto. Son algo farragosas de entender al principio, y lo mejor es verlo siempre con un ejemplo, y en internet hay bastantes ejemplos sobre el tema.

Un saludo.

mentitas dijo...

muchas gracias ^^

Jedi Knight dijo...

Gracias Javier. ¿Te puedo enviar un ejemplo de lo que quiero hacer y me dices qué te parece?

Campurriana dijo...

Javier, ¿sabes si es posible en los formularios de Word aplicar a un campo sólo la aceptación de valores numéricos?...sí que da la opción de "números" pero finalmente permite escribir también letras sin aviso directo (ya sé que se puede agregar ayuda para que aparezca información en la barra de estado pero no me refiero a eso). Mi pregunta en definitiva es si se puede no permitir en ese campo texto o, en su caso, si puede salir un aviso directo...

No sé si me he explicado bien...

Javier Marco dijo...

En Word no debería ser muy diferente de Excel...

Mírate esto a ver si te ayuda: Validar la entrada de datos en un formulario.

Anónimo dijo...

se puede extraer todo una tabla haciendo combinación de correspondencia??

Anónimo dijo...

Buenas!+
Muchos preguntan como quitar tantos decimales al pasar de excel a word, pero aún no lo tengo claro.

Jorge dijo...

Hola Javier... En los casos de hojas con varias etiquetas autoadhesivas, ¿cómo puedo hacer para insertar un salto de página al cambiar el código que identifica a un grupo (ej. código postal)?

ANDREA dijo...

CONSULTA

Favor si puede ser pronta la respuesta, ¿cómo puede realizar el siguiente proceso, donde requiero que en el documento word ya diseñado (y combinado con excel), me figure más de una variante ordenados verticalmente Ej. "nombre de personas", "domicilio" etc....; cuyos dados estarían insertados en columnas.

Anónimo dijo...

Hola desde México.

Tengo un caso muy curioso, y muy avanzado, ojalá que se interesen y me puedan ayudar, yo ya investigué todas las posibilidades; soy usuario avanzado.

1.- Tengo una tabla en Word
Nombre | 41 | 42 | ......>
JUAN | DA | DO
MARTHA | DI | DO
|
"""Concentrado de 40 personas"""" muchas columnas.

La tabla está simplificada. (41, 42, 43 ....52 (PARA 40 personas Juan, Martha y Más...)

La idea es crear una ficha individual por cada persona, pero mi amigo que es asesor técnico en uan supervisión, desea los datos hacia abajo.

Nombre | DA | DO | DI |
Juan | | | |

y separando las claves en donde corresponde DA en columna DA, Do en Columna Do.

Después de combinar correspondencia y crear las fichas.

¿Cómo decirle a Word que instroduzca valores en la columan que corresponda?

Saludos Cordiales

Anónimo dijo...

HOLA: LEI TODOS LOS COMENTARIOS Y LA VERDAD NO ENCUENTRO COMO PODER QUITAR TANTOS DECIMALES EN WORD, DEJAR SOLO DOS, LA PAGINA QUE SUGUIEREN ES PARA 2003 Y YO TENGO OFFICE 2007, SI ME PUDIERAN AYUDAR, ME URGE
MI CORREO ES ISA_B_B@HOTMAIL.COM

GRACIAS

Anónimo dijo...

Hola:
Me doy cuenta que tu eres una “chucha cuerera” para esto del Excel , me podrías ayudar?
Por ejemplo tengo, celdas que tienen formato condicional con formulas lógicas y si cumple una condición me da un color determinado, he buscado y solo he encontrado que para saber el color de una celda me dan este macro:
Function nColor(rngR As Range) As Long
nColor = rngR.Cells(1, 1).Interior.ColorIndex
End Function
Y así yo se que color es y con eso puedo hacer que me sume las celdas del mismo color o más cosas, bueno ahora mi pregunta es como le hago para que me identifique el color con formato condicional.
Gracias y buen día

GLADIS dijo...

El blog, esta muy buena, ya que me ha servido mucho, y esta muy bien explicado. Apenas empece a trabajar con esto me ha sido muy util.pero tengo una duda, en caso de que cada formato tiene que llevar folio y como hacemos eso, porque cada carta empieza con diferentes numero de folio. un ejemplo que empiece en 5 y que incremnete hasta donde termine el numero de datos o cartas.
bueno muchas gracias, por el gran espero que pueda resolverme mi duda. gracias.

Anónimo dijo...

Hola.

tengo una duda.. en word 2003 cuando realizaba combinacion de correspondencia y si una campo no tenia un dato, el word omitia dicho campo... pero ahora en Word 2007, me deja el espacio en blanco.... alguien sabe como realizar esto.

Don Gato dijo...

Estimado, tengo que combinar correspondencia pero pequeña, es decir, tipo "calco" para pegar en los sobres. Como puedo hacerlo para que en una hoja de word me salgan todos los datos de excel y no un dato por hoja?

Gracias

Roberto dijo...

HOLA tngo una duda, tengo mi BdeD en excel, utilizando 5 hojas, e agregado una d ellas como destinatario q en mi caso es "proveedores", mi problema es que no puedo agregar otro destinatario q en este caso seria "clientes", quisiera saber si me pueden ayudar a agregar multiples destinatarios desde excel para generar mi reporte. Gracias...

Adanzilla dijo...

Excelente aporte! Tour de 5 minutos!

Anónimo dijo...

ESTE TEMA ES DE MUCHA IMPORTANCIA E INTERES...ME PARECE EXELENTE YA QUE ASI PUDE APRENDER COMO HACER VARIAS CARTAS SIN ESCRIBIRLAS VARIAS VECES...CON ESTE MARAVILLOSO TEMA LOGRE ACLAR MUCHAS DUDAS Y SOBRE TODO CUANDO REALICE LA PARTE PRACTICA :) ME ENCANTO Y AHORA NO DEJO DE HACERLO JIJIJIJI :) AHORA HACEMOS MUCHAS RUMBAS Y YO ME ENCARGO DE HACER LAS INVITACIONES Y POR SUPUESTO QUE UTILIZO ESTE METODO TAN PRACTICO Y UTIL...:)

Anónimo dijo...

Cómo puedo combinar en documento word la combinación de unos campos con IF (=SI CONDICIONAL)de un archivo excel habilitado para ello.
ejemplo: en el archivo de excel los campos se van a interrelacionar, e.d. dado un dato en un campo A y dado un dato en campo B, el campo resultado sería SI en el campo A = xx y el campo B = yy, entonces C escribir "Todo está correcto".
Gracias.

Anónimo dijo...

Saludos, enhorabuena por las horas dedicadas a esta página, que soluciona muchos problemas de aprendizaje. Mi pregunta es la siguiente: ¿Hay álguna forma de poner fotografias con esta utilidad?, o ¿asociar la dirección de la fotografía en un campo para que salga en el word?. ¿Que te parece el desafío?. Un saludo, te sigo en facebook sergiotas@hotmail.com

Romina dijo...

Hola, tengo que combinar una carta con un archivo excel de varias hojas. El tema es que cuando elijo combinar con "Hojas de cálculo de MS Excel con DDE" (para que me muestre el campo tal cual está en el excel)Sólo me da la opción "Toda la hoja de cálculo", y yo necesito elegir determinadas hojas del libro... me pueden ayudar? gracias

Carlos Andrade dijo...

Necesito ayuda, resulta que en mi planilla de excel tengo una columna con el dígito verificados (se ingresa manual, sin formula)y al hacer una combinacion con word me cambia automaticamente las "K" por "0". Antes funcionaba bien pero de un momento a otro comenzó con ese problema.
De antemano muchas gracias

Anónimo dijo...

gracias

Anónimo dijo...

quiero saber si hay opcion de correspondencia para excel. ya que tengo un listado en excel y un documento en otro libro donde quiero subir esa información con una macro. favor escribir a haward449@hotmail.com

CarlosV dijo...

Hola, gracias por compartir tu conocimiento y explicarlo de buena manera, pero tengo una duda, quisera saber si en el documento donde se hace el uso de correspondencia, al momento de importar las fotos, las redimensione a un tamaño específico, o si hubiera alguna macro q hiciera eso.
gracias de antemano

Anónimo dijo...

Para quienes tienen problemas con el formato de número y fecha voy a decirles lo que hice yo (no es lo más elegante). En Excel creé más columnas. Use la función TEXTO para crear una cadena de texto con el formato de número que quería. Así al combinar con Word se combina como texto y no hay problemas de decimales.
En el caso de la fecha (en mi caso quería poner el formato xx de mes de año) usé la función CONCATENAR y usé funciones de fecha y hora para extrar la información del día, mes y año.
Es una solución sucia pero me funcionó. Ya intentaré más adelante buscar una solución más correcta.

mafe blanco dijo...

OYE UNA PREGUNTA SI EL ARCHIVO DE WORD TIENE COLOR ,COMO AGO A LA HORA DE CONVINARLO CON EXCEL ESTE ME SALGA IGUAL AL PRIMERO QUE CREE EN WORD CON EL COLOR ORIGINAL

julian dijo...

PARA MANTENER FORMATOS Y DECIMALES: Exporten o guarden la hoja que les interese en formato TEXTO y todo quedará tal cual lo ven en pantalla, y word lo usa como fuente de datos sin problemas.

Anónimo dijo...

¿Cuantas columnas se pueden combinar?
Tengo una planilla con 275 pero al combinar sólo se reconocen 255?
¿Es ese el máximo posible?