Hojas de cálculo en Excel - página principal

Ponerle un nombre a las celdas

Un nombre es una característica que nos sirve para reconocer y diferenciar a una persona de otra. Por ejemplo, cuando llamas a una persona por su nombre y apellidos, sabes perfectamente que te estás refiriendo a ese individuo en concreto (tu padre, tu madre, un amigo, etc.), y no al que está a su lado. Es decir, un nombre es un elemento diferenciador, unívoco, y que nos permite identificar a una persona de otra.

En excel podemos utilizar los nombres de una forma similar. Quizás te estés preguntando "¿qué es eso de ponerle nombre a las celdas, como titula este artículo, y sobretodo, para qué sirve?". ...Bien, a esa pregunta intentaré dar respuesta a través de este artículo.

Cuando operamos con celdas, lo normal es que las nombremos por sus coordenadas, utilizando para ello la notación genérica que nos ofrece excel. Es decir, nombramos la columna, y la fila a la cual estamos haciendo referencia. Por ejemplo, cuando hablamos de B4, estamos refiriéndonos al dato que hay en la segunda columna, y en la cuarta fila. Pero aparte de esas coordenadas que nos sirven para obtener el dato que nos interesa, también podemos referirnos a ese dato, poniéndole un nombre.

Vamos a verlo con un ejemplo. Supongamos que tenemos estos datos en las siguientes celdas:

En B5 tenemos una cantidad que es el importe que vamos a invertir en un depósito a plazo fijo. Esta cifra es 1.000 (euros, dólares, o lo que sea). En B6 supondremos que tenemos el tipo de interés, en tanto por uno. Vamos a imaginar que el tipo de interés es del 3,5%. Finalmente vamos a imaginar que en B7 tenemos el tiempo en años, en el cual vamos a calcular esos intereses del depósito. Vamos a imaginar que el tiempo son 10 años. Es decir, tendremos estos datos:


B5 = 1000
B6 = 0,035
B7 = 10

Resolver el problema planteado, no tiene mucho misterio. Si queremos saber los intereses que obtendremos a lo largo del periodo de tiempo que hemos estimado, tan solo tendremos que poner esta fórmula en una celda (por ejemplo en B8):

=B5*B6*B7

Es decir, el resultado será 350, ya que 1000 x 0,035 x 10 es igual a 350:

Hasta aquí, no hay nada nuevo. Pero vamos a ver qué pasa si le ponemos un nombre a las cosas...

Vamos a llamar capital al importe que depositaremos a plazo fijo. Llamaremos interes, al tipo de interés. Y llamaremos tiempo, al plazo durante el cual vamos a mantener la inversión. Si hacemos eso, si le ponemos esos nombres a las celdas en cuestión, podremos poner esto:

=capital*interes*tiempo

Si a partir de ahora ves una fórmula de este tipo, no te extrañes. Alguien le habrá puesto nombre a las celdas. Evidentemente, el resultado que obtendremos en B8 será el mismo, es decir, 350.

¿Cómo podemos ponerle nombre a las celdas?. Pues de varias formas. Aquí explicaremos las dos más habituales. Supongamos que queremos ponerle de nombre capital (o importe, o cualquier otro que se nos ocurra) a la celda B5. La primera opción será situarnos en esa celda (B5), y seleccionaremos en el menú Insertar, la opción Nombre, y a continuación seleccionaremos Definir.... A continuación, en la ventana que nos aparecerá, introduciremos el nombre que queramos (abajo veremos que hace referencia a la celda donde estamos situados). Finalmente pulsaremos el botón Aceptar.

La segunda opción, para ponerle un nombre a una celda (o a un rango de celdas, porque también podemos ponerle un nombre a un conjunto de celdas), será escribiendo un nombre en el cuadro de nombres. ¿Qué es el cuadro de nombres?. Pues el espacio que hay justo al principio de la barra de fórmulas, es decir, el espacio que podemos ver indicado en la siguiente imagen, remarcado en color rojo:


Si en ese espacio enmarcado en color rojo escribimos capital, ya le habremos puesto un nombre, y podremos referirnos a esa celda como B5, o bien como capital (si es que finalmente nos hemos decidido por ponerle ese nombre, y no otro).

¿Por qué nos es útil ponerle nombre a las celdas?. Pues básicamente porque así nos olvidamos de la celda en la que están los datos, a la hora de referirnos a ellos. Supongamos que estamos en la Hoja2 del libro, pero los datos que hemos visto en este ejemplo están en la Hoja1. Supongamos que en esa Hoja2 tenemos que multiplicar el capital que hay en la celda B5 por una cantidad, y vamos a suponer que esa cantidad es 8. La fórmula que pondremos en la celda de esa Hoja2 donde queremos presentar el dato, será esta:

=Hoja1!B5*8

Pero si le ponemos un nombre a la celda B5 de la Hoja1 (tal y como hemos visto en el ejemplo de este artículo), la fórmula se sigue reduciendo a llamar a esa celda por su nombre, con independencia de si escribimos la fórmula en la Hoja2, en la Hoja3, o en la Hoja55. Es decir, si escribimos la fórmula en la Hoja2 utilizando el nombre que le hemos dado a la celda B5 de la Hoja1, tendremos que poner esto:

=capital*8

Podéis comprobar eso en la barra de fórmulas de la siguiente imagen, y como el resultado obtenido, es precisamente el esperado: 1000 x 8 = 8000


Como veis, nos hemos olvidado de la hoja donde tenemos el dato inicial (los 1000 euros o dólares que queremos invertir), pues estamos llamando a ese importe por su nombre, y en este caso le hemos puesto por nombre capital.

Si somos un poco despistados, y no nos acordamos del nombre que le hemos puesto al importe ese que queremos invertir en un depósito a plazo fijo, y queremos usar el nombre en lugar de las coordenadas de la celda, podemos cliquear en la flechita que hay detrás del cuadro de nombres, de tal forma que se expandirá el desplegable, y nos mostrará una lista con los nombres que hemos definido en el libro.


Para eliminar un nombre previamente asignado a una celda o a un rango (o grupo de celdas), tan solo deberemos ir de nuevo al menú Insertar, escogiendo de nuevo la opción Nombre, y a continuación seleccionaremos Definir.... A continuación, en la ventana que nos aparecerá, seleccionaremos de la lista (si es que hay más de uno), el nombre que queremos eliminar (no se elimina el dato de la celda, sino el nombre que le hemos puesto a esa celda), y pulsaremos sobre el botón Eliminar. Finalmente pulsaremos el botón Aceptar, y el nombre con el que hayamos definido la celda o rango de celdas, habrá desparecido. Si hacemos esto, es decir, si eliminamos algún nombre previamente creado, debemos tener presente que si en alguna celda del libro hay una fórmula en la que hacemos referencia a ese nombre, obtendremos un bonito error, pues el nombre ya no estará.

Si tenemos un rango de celdas y queremos ponerle un nombre, la cosa será igual de sencilla. Supongamos que tenemos datos desde la celda C5, hasta la celda C250. Seleccionaremos ese rango, y haremos lo mismo, le pondremos un nombre, tal y como hemos explicado anteriormente. Quizás te preguntes "¿y para qué queremos ponerle un nombre a un rango de celdas?". Pues para hacernos la vida más sencilla.

Por ejemplo podemos sumar el rango de datos ese, de la forma convencional, es decir, poniendo esta fórmula:

=SUMA(C5:C250)

Pero si a ese rango de datos que va desde C5 hasta C250 le ponemos de nombre datos, entonces la fórmula la podemos resumir escribiéndola así:

=SUMA(datos)

Hay algunas limitaciones a la hora de poner nombres a las celdas, como por ejemplo que no se pueden poner nombres de un solo carácter, ni nombres con caracteres no alfanuméricos, ni nombres compuestos (para solucionar esto, se puede usar el guión bajo), por mencionar algunas.

El uso de los nombres para definir celdas o rangos, es especialmente espectacular, cuando le pasas una hoja de cálculo a un compañero de trabajo que desconoce de esta funcionalidad de excel, y empieza a ver en la barra de fórmulas que operas con números y con unos nombres que nunca antes había visto. Normalmente alucinan pues no imaginan que excel nos permite hacer cosas tan útiles y sencillas como estas.



2 comentarios:

Jmerb dijo...

tengo dos archivos excel= factura.xls y datos extras.xls de datos extras quiero pasar el valo de la celda especefica a facturas.xls a una celda especifica por favor de emergencia ayudenme. gracias

Javier Marco dijo...

Esto debería ser suficiente:

='[facturas.xls]Año 2010'!A3

Pon esa fórmula en la celda donde desees poner el dato. Esa fórmula copia del libro "facturas.xls", y de la hoja llamada "Año 2010", el dato que haya en la celda A3.