Hojas de cálculo en Excel - página principal

Proteger y desproteger una hoja de cálculo, sin macros

Muchos de los visitantes que llegan a este blog, están buscando información respecto a como se protege o desprotege una hoja de cálculo y/o un libro de excel, pero de una forma sencilla, es decir, sin tener que utilizar macros.

Vamos a intentar explicarlo de una forma sencilla. Para proteger una hoja de cálculo de excel, tendremos que seleccionar en el menú Herramientas, la opción Proteger, y a continuación Proteger hoja…. Seguidamente, en la ventana que nos aparecerá, introduciremos una contraseña, y al pulsar el botón Aceptar, nos volverá a pedir que confirmemos la contraseña, con lo que tendremos que volver a introducirla (si deseamos proteger la hoja sin introducir ninguna contraseña, cuando nos la pida por primera vez, pulsaremos la tecla intro de nuestro teclado, y no tendremos que hacerlo nuevamente, porque en este caso no nos pedirá confirmación de la contraseña). Una vez hecho todo esto, tendremos nuestra hoja de cálculo protegida, y por tanto, no podremos cambiar ninguna de las celdas de la hoja.


Pero, ¿podemos proteger una hoja, permitiendo que el usuario pueda modificar determinadas celdas, y que el resto permanezcan bloqueadas y protegidas?. La respuesta es sí, claro que se puede hacer eso.

Por defecto, cuando protegemos una hoja de cálculo, todas las celdas permanecen bloqueadas, y por tanto no se pueden modificar. Para poder modificar determinadas celdas, procederemos de la siguiente forma, teniendo la hoja de cálculo desprotegida: Primero nos situaremos en la celda que queremos desproteger, y desde el menú Formato, seleccionaremos la opción Celdas…, y en la pestaña Proteger quitaremos la muesca a la opción Bloqueada, pulsando a continuación el botón Aceptar. Haremos exactamente lo mismo con el resto de celdas en las que deseemos que el usuario pueda escribir, aunque podemos ahorrarnos eso, repitiendo la última acción en esas celdas, seleccionando en el menú Edición, la opción Repetir Formato de celdas (nos saldrá esto, siempre y cuando la última acción haya sido la de desbloquear la celda).

Cuando hayamos desbloqueado las celdas que nos interese, procederemos a proteger la hoja, tal y como se indica en el segundo párrafo de este artículo.

Una vez protegida la hoja, ya podremos escribir en esas celdas que hemos desbloqueado, permaneciendo el resto de celdas bloqueadas y por tanto no pudiéndose modificar. Para desplazarnos por las celdas editables (las celdas desbloqueadas), podemos hacerlo pulsando la tecla del tabulador.

Para desproteger la hoja de cálculo, procederemos de la misma forma a como hemos protegido la hoja, pero cuando tenemos la hoja protegida, la opción Proteger hoja… nos aparecerá como Desproteger hoja….



26 comentarios:

Anónimo dijo...

Hola Javier te tengo una pregunta sobre hojas protegidas.
Tengo una hoja donde agrupe cierto numero de lineas, es posible proteger este tipo de hojas y luego aun poder abrir y cerrar los grupos (outlines).

Anibal

Javier Marco dijo...

Para no apropiarme de las ideas de otros, te paso un link del foro oficial de Microsoft, donde lo explican (es muy sencillo):

http://forums.microsoft.com/TechNet-ES/ShowPost.aspx?PostID=1042235&SiteID=30

Un saludo.

Anónimo dijo...

WOW perfecto ya funciona!!! muchisimas gracias!!!

te molesto nuevamente,

es posible definir en una formula del tipo
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

de la siguiente manera:

IF(si el valor de una celda en cuestion es par, entonces aplica la formula X, sino aplique la formula Y)

en la forma matematica es algo como sigue:

=IF(AG21=2,AH21*AR21/AT21,((AH21-1)*AR21/AT21)+0.5*AR21/AT21)

donde AG21 es la celda decisiva si es par (entre 2 y 1000) o impar (entre 1 y 999)

Javier Marco dijo...

Prueba a poner en lugar de AG21=2, esto:
RESIDUO(AG21,2)=0

De esa forma estamos comprobando si el número es o no par. Si al dividir AG21 entre 2, el resto (residuo) es cero, entonces el número es par. Tu fórmula quedaría así:

=IF(RESIDUO(AG21,2)=0,AH21*AR21/AT21,((AH21-1)*AR21/AT21)+0.5*AR21/AT21)

Aquí tienes más info sobre como validar de números pares.

PD: Si lo de residuo no te funciona con la coma, prueba con punto y coma.

Anónimo dijo...

GRACIAS NUEVAMENTE!!!! de verdad que tienen todas las respuestas en la materia!

la unica diferencia es que el excel que tengo es en ingles y la función se llama MOD

Hasta la próxima!

Anibal

Javier Marco dijo...

Es cierto. Me di cuenta que tenías Office en inglés, pero se me pasó por alto lo de utilizar MOD en lugar de RESIDUO, que evidentemente es para el Office en español.

Un saludo.

Anónimo dijo...

buenas tardes Javier,

es normal que cada vez que cierro el documento y lo vuelvo a abrir. La aplicacion en VBA no funciona. Obligandome a abrir la ventana de VBA presionar RUN... y voila...

Se puede hacer q este paso no sea necesario, es decir cada vez que alguien entre a la hoja de calculo funcione este macro?!?!

Gracias por adelantado!!!

Anibal

Javier Marco dijo...

Parto de la idea que no tienes habilitadas las macros, porque en caso contrario te saldría un mensaje informándote que el libro de excel que abres contiene macros, y que están deshabilitados.

Quizás sea un problema de Office y seguramente se te solucionará instalando algún service pack de office (están disponibles en la web de Microsoft de manera gratuita siempre y cuando tengas office legal, tan solo hace falta que escojas la versión de Office que tengas).

Aunque por lo que dices, varios usuarios abren ese fichero (supongo que estará en red), con lo cual, si desde distintos ordenadores el fallo sigue siendo ese (que no ejecuta los macros), es probable entonces que haya algún error en la programación del mismo. Mírate esta entrada que habla de como crear macros que se ejecuten con solo abrir o cerrar el libro: http://hojas-de-calculo-en-excel.blogspot.com/2008/02/macro-al-abrir-o-al-cerrar-libro.html

Salu2

Anónimo dijo...

Si lo que quieres es que la macro se ejecute automáticamente, deberías crear un módulo e introducir la macro como Auto_open.

Javier Marco dijo...

Respecto a lo del último comentario, aquí tenéis como ejecutar una macro al abrir y al cerrar un libro.

Salu2

MARIELA dijo...

POR ERROR BLOQUIE LAS HOJAS Y EL LIBRO DE EXCEL, AHORA NO PUEDO DESBLOQUEARLAS ¿QUE hAGO?

Javier Marco dijo...

Si sigues los pasos indicados en este artículo, podrás desbloquear esas hojas de cálculo.

Salu2

Anónimo dijo...

¿COMO PROTEGER UNA HOJA DE CALCULO DE FORMA PARCIAL?

Javier Marco dijo...

Selecciona el rango de celdas que quieras desproteger (donde el usuario podrá escribir), y ves a Formato --> Celdas --> Pestaña Proteger --> Muesca en Bloqueada.

Seguidamente, protege la hoja, tal y como se indica en el artículo.

Una vez hecho eso, solo podrás escribir en las celdas desprotegidas a las que le has quitado la muesca.

Para saber cuales son las celdas desprotegidas, y poder desplazarte por ellas, pulsa la tecla Tab (tabulador).

Un saludo.

Anónimo dijo...

Hola,
Tengo un problema con un fichero con celdas protegidas. Cuando envio el fichero a los usuarios que lo tienen que cumplimentar estos no lo pueden abrir, les pide contraseña. A que es debido? en teoria solo estan protegidas las celdas donde tengo formulas. Me puedes Ayudar?
Gracias y un saludo,

Rafael Bonilla dijo...

Hola,
Tengo una hoja excel con cuadros combinados en los cuales he desactivado que esté bloqueado desde el formato de control
Quiero que estén dentro del rango que permito modificar a los usuarios pero no consigo hacerlo.
Cuando protejo la hoja no puedo acceder a los cuadros combinados porque me indica que están protegidos.
Ruego tu ayuda.
Muchas gracias.

Anónimo dijo...

HOLA BUEN DIA ME GUSTARIA SABER SI
PUEDO BLOQUEAR VARIAS HOJAS A LA VEZ POR EJEMPLO SI TENGO 4 HOJAS COMO Y QUIERO QUE ESTAS TENGAN LA MISMA CONTRASEÑA QUE PUEDO HACER PARA NO BLOQUEAR UNA POR UNA HAY ALGUNA OPCIÓN. GRACIAS
SALUDOS.

Javier Marco dijo...

El artículo que has leído (o donde has dejado el comentario), requiere de la interacción del usuario con los menús de Excel para proteger o desproteger la hoja. Es decir, no se utilizan macros.

Para lo que planteas, es mejor lanzar un macro para que desproteja las 4 hojas de golpe. Aquí tienes un ejemplo para hacerlo con 1 sola hoja: proteger y desproteger una hoja, mediante macros. Puedes poner un botón, y asociar el macro al botón, para que al pulsarlo, se desprotejan las 4 hojas.

Si no sabes hacer macros, pásate por este artículo donde explico cómo hacer macros.
Saludos.

Anónimo dijo...

HOLA JAVIER PARA SELECCIONAR TODAS LAS HOJAS Y AL MISMO TIEMPO BLOQUEARLAS QUE PUEDO HACER? PORQUE SOLO TENGO LA FORMA DE BLOQUERA PERO UNA HOJA Y NECESITO BLOQUEAR VARIAS PERO AL MISMO TIEMPO PARA NO HACER UNA POR UNA. GRACIAS SALUDOS

Javier Marco dijo...

Te acabo de contestar a eso. Por favor, lee mi anterior respuesta.

Si esas opciones no te valieran, esta otra sería una posibilidad: mostrar y ocultar hojas, utilizando macros.

No todo se puede aprender en 1 día. Hay que estudiarlo poco a poco, y si no sabes hacer macros, en mi anterior respuesta te he dejado un enlace para que empieces con ello. Sin macros, se me antoja imposible hacer eso que planteas.

Anónimo dijo...

hola Javier disculpa si te molesto tanto pero solo necesito el codigo para seleccionar todas las hojas de un libro ya realice la macro gracias.

Julio Aguilar dijo...

Buenas javier deseo saber si atraves de una macro se puede evitar que se elimine una hoja, si previo autorización? me urge saber si se puede y agradezco de antemano tu ayuda.

Javier Marco dijo...

La opción más sencilla, es que protejas el libro (no una hoja). De esa forma tendrás controladas las hojas, y no se podrán eliminar, pues forman parte de la estructura del libro.

Saludos.

Cata dijo...

Hola Javier!

Estoy creando una matriz que permita al usuario ingresar valores pero no modificar las celdas que contienen formulas.
Por tanto, bloquee solo las celdas con formulas y luego protegi la hoja, habilitanto las casillas que permiten insertar y eliminar celdas, filas y columnas.
Sin embargo despues de guardar el documento, lo abro y no permite que yo inserte ninguna celda.
Que puedo hacer?
Gracias
PD. Uso Excel 2003 en ingles

Javier Marco dijo...

Lo que te ocurre es completamente normal. Cuandoroteges una hoja, también proteges determinadas opciones como las de insertar filas y columnas.

Para poder volver a tener activas esas opciones de menú, deberías acceder al menú Herramientas --> Opciones --> Desproteger hoja.

Una vez hecho eso, podrás insertar filas y columnas. En cuanto hayas insertado las filas y columnas que desees, deberás volver a proteger la hoja.

Piensa que para poder hacer eso, hay que desproteger la hoja, y claro, una vez desprotegida, tus usuarios pueden borrar o editar las fórmulas que no te interesa que toquen.

La solución más sencilla, pasaría por impedir que se inserten filas y columnas. Otra solución más compleja es utilizando macros, para insertar filas y columnas, pero si no sabes nada de macros, entonces esta opción mejor descartarla.

Saludos.

Cata dijo...

Se como crear los macros, pero he de confesar que trabajar con un excel tan viejito me esta volviendo loca! Si pudieras ayudarme con ello seria genial!